Một số công cụ giúp nhóm cộng tác, làm việc hiệu quả

Posted by
7 Reasons Why Teamwork Matters Most in Project Management - nTask

1.Nhóm công cụ cho các cuộc họp, hội thảo trực tuyến

a. Skype

Skype Technologies - Wikipedia

Một cái tên quen thuộc, là nền tảng để tổ chức các cuộc gọi video, trò chuyện và mở những cuộc họp hoặc hội thảo trên web. 

  • Ưu điểm

Với nhiều chức năng phục vụ cho một cuộc họp trực tuyến như chat trực tuyến, call video chất lượng cao, chia sẻ màn hình, …

  • Nhược điểm

Với bản Skype thì bị hạn chế quy mô 25 người. Ngoài ra Skype hỗ trợ tin nhắn offline không được tốt (Khi gửi cho người khác đang offline thì không phải lúc nào người đó cũng nhận được ngay tin nhắn khi online lại)

b. GoToMeeting

How to transcribe a GoToMeeting recording. It is really easy with automated  transcription | Sonix
  • Ưu điểm

Video HD là một ưu điểm của nền tảng này.

Ngoài ra việc tích hợp công cụ Drawing Tools giúp mình có thể note dễ dàng và sinh động hơn

GoToMeeting whiteboard drawing tools
  • Nhược điểm

Với bản miễn phí chỉ kết nối được 3 tài khoản, ngoài ra để chạy tốt GoToMeeting cần đường truyền Internet mạnh và ổn định.

2. Nhóm công cụ cộng tác qua tin nhắn

a. Slack

ユーザーがSlackを嫌いにならないためにAIを使うSlack. Slack Hopes Its AI Will Keep You from… |  by Kan Nishida | Medium

Là công cụ trao đổi phổ biến cho các công ty, nhóm từ quy mô bé đến lớn.

  • Ưu điểm

Slack là công cụ tạo ra nhiều Channel, mỗi Channel có thể có nhiều người giúp trao đổi công việc dễ dàng và không ảnh hưởng gì nhau.

Bên cạnh đó tính năng quản lý file của Slack là cực kỳ tốt, ta có thể xem các tập tin trong Channel do đó việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu dễ dàng hơn.

Ngoài ra, việc tích hợp các bên thứ 3 google drive, dropbox, trello, calendar, … giúp cho việc trao đổi dữ liệu tiện lợi hơn. Đây là một ưu điểm lớn của Slack so với các công cụ khác.

  • Nhược điểm

Việc chưa có hỗ trợ tiếng Việt là một nhược điểm của Slack. :v

b. Chanty

Chanty – Team Communication and Collaboration Software

Lịch sử tin nhắn của bạn được thiết lập ở mức không giới hạn và nó rất dễ tìm kiếm. Đó là một lợi thế để Chanty có thể bon chen giữa hàng tá ứng dụng tương tự.

3. Nhóm công cụ cộng tác quản lý tài liệu

a. Google Suite

Product Review: The Google Suite (G Suite) for Education | by Jade Egan |  Medium

Không nhiều thì ít chắc hẳn chúng ta ai cũng đã từng sử dụng một phần trong G Suite, vậy nó là gì?

G Suite là bộ công cụ của Google dựa trên nền tảng điện toán đám mây với rất nhiều ứng dụng hữu ích như Gmail, Drive, Docs, Sheet, …

Có thể kể đến một số ứng dụng thường ngày: Gmail, Calendar, Google Sheets, Google Docs. Việc lưu trữ tài liệu thông qua các ứng dụng này giúp mọi người trong team, công ty dễ dàng trao đổi và chỉnh sửa.

b. Quip

Quip on the Mac App Store

Phần mềm này là sự kết hợp của Slack và Microsoft Office. Thay vì dùng email để trao đổi công việc giữa các thành viên nhóm, Quip sử dụng các cuộc trò chuyện ngay trong ứng dụng. Đây là tính năng giúp Quip trở thành ứng dụng hữu ích cho những nhân viên phải làm việc nhóm.

Điểm làm nên sự khác biệt của Quip đó là ứng dụng này có thể khôi phục lại toàn bộ văn bản.

4. Nhóm công cụ cộng tác quản lý dự án

a. Jira

Backlog

Jira hỗ trợ phương pháp làm việc agile với giao diện bảng Scrum và bảng Kanban.

  • Ưu điểm:

Jira có chức năng phân quyền cực kỳ chi tiết, không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ, giúp team công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.

Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS,…)

Báo cáo chi tiết, đầy đủ là điểm mạnh của Jira

  • Nhược điểm

Tiền là vấn đề. Chi phí cao, sau 7 ngày dùng thử thì doanh nghiệp càng có quy mô lớn thì càng tốn nhiều chi phí: $10 mỗi tháng dành cho tối đa 10 tài khoản; từ 11-100 tài khoản là $7/tài khoản/tháng.

Ngoài ra độ phức tạp của Jira đòi hỏi người dùng cần thời gian để làm quen, thành thục.

b. Trello

Expand Your Use Of Trello | Getting Started with Trello

Không chỉ trong doanh nghiệp, Trello là công cụ cho cá nhân rất tốt. Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban

  • Ưu điểm

Free là yếu tố quyết định sự lựa chọn của nhiều người, với những nhu cầu cơ bản thì Trello dễ dàng đáp ứng.

Trello cũng là công cụ dễ dàng sử dụng với việc kéo thả các card qua lại giữa các phần giúp trực quan “dễ chơi dễ trúng thưởng” :v

  • Nhược điểm

Tất nhiên vì free nên nó cũng chưa chuyên sâu được như Jira. Hệ thống phân quyền chưa có và cũng khá kém hiệu quả trong việc quản lý thời gian.

5. Nhóm công cụ chia sẻ tập tin

a. Google Drive

What is Google Drive? A guide to Google's file storage service - Business  Insider

Cũng không cần nói quá nhiều về thằng này khi mà trong cuộc sống thường ngày chắc hẳn chúng ta cũng sử dụng thường xuyên như Gmail, Google Calendar, Google Sheets, Google Docs, …

Sử dụng đơn giản và chia sẻ dễ dàng là yếu tố giúp Google Drive là tượng đài.

b. Dropbox

Branding - Dropbox

 Dropbox: Giải quyết vấn đề sao lưu các tệp quan trọng ở nhiều nơi và có thể chuyển các tệp giữa các thiết bị khác nhau

6. Nhóm công cụ quản lý kiến thức

a. Confluence

Confluence 101: the 5 things I wish I knew sooner about creating pages
  • Tạo ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án, yêu cầu sản phẩm
  • Nhận phản hồi trực tuyến
  • Ghim nhận xét quan trọng
  • Tìm kiếm thông tin công ty

b. AnswerHub

AnswerHub Reviews and Pricing - 2021

Được xây dựng trên nền tảng đặt câu hỏi và câu trả lời.

  • Đặt câu hỏi, viết bình luận, nêu ý tưởng
  • Tạo hồ sơ người dùng và giao tiếp với đồng nghiệp

7. Công cụ quản lý thời gian

a. Hubstaff

Time Tracking Software for Productive Teams - Hubstaff

Quản lý hiệu quả các quy trình làm việc và và năng suất nhân viên từ xa.

  • Giới hạn thời gian hoặc chi phí cho các dự án
  • Lập lịch tham dự, bảng điều khiển

b. ClickTime

Creating and Editing Tasks – ClickTime Support

ClickTime giải quyết các dự án tính toán phức tạp và cung cấp các kết quả một cách hiệu quả.

  • Theo dõi giờ làm việc, ngân sách, thời gian nghỉ và hiệu suất dự án
  • Lập kế hoạch, phê duyệt và ghi lại chi phí dự án

Hãy thử nghiệm các công cụ thêm nó có phù hợp và hiệu quả cho bản thân, nhóm và công ty hay không. Sau đó hãy sử dụng nếu nó hiệu quả.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *